Como contribuyentes, uno de los temas que nos preguntamos con regularidad cuando cerramos un ejercicio fiscal es sobre la conservación o destrucción de la documentación o información para liberar espacio en nuestros archivos virtuales o físicos.

De acuerdo con el blog Soy Conta, existen ciertos documentos y registros que una empresa debe conservar a lo largo de toda su vida. El artículo indica algunos:

• Estados financieros: Los estados financieros, como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo, son registros fundamentales que reflejan la situación financiera, los resultados operativos y los flujos de efectivo de la empresa en un periodo determinado. Estos deben ser conservados para cada año fiscal y ser accesibles para posibles auditorías o revisiones contables.
• Libro mayor: El libro mayor es el registro principal de todas las transacciones financieras de la empresa. Debe incluir los detalles de cada ingreso, gasto, activo y pasivo, con fechas y montos precisos. El libro mayor proporciona una visión completa de las transacciones y ayuda a mantener un seguimiento adecuado de las cuentas contables.
• Facturas y recibos: Todas las facturas emitidas por la empresa, así como los recibos de compras y pagos, deben conservarse. Estos documentos respaldan las transacciones comerciales y sirven como evidencia de las operaciones realizadas. Además, son necesarios para el cálculo de impuestos y pueden ser requeridos por proveedores, clientes o autoridades fiscales.
• Documentos de impuestos: Todos los registros relacionados con los impuestos deben conservarse a lo largo de la vida de la empresa. Esto incluye declaraciones de impuestos, comprobantes de pago, retenciones de impuestos y cualquier otra documentación relacionada con los impuestos federales, estatales o locales.
• Contratos y acuerdos: Los contratos y acuerdos celebrados por la empresa, como contratos de arrendamiento, acuerdos de préstamos, contratos con proveedores o clientes, deben mantenerse durante toda la vida de la empresa. Estos documentos establecen los términos y condiciones de las relaciones comerciales y pueden ser requeridos en caso de disputas o reclamaciones legales.
• Registros de nómina: Los registros de nómina, que incluyen información sobre los salarios, deducciones, beneficios y retenciones de impuestos de los empleados, deben conservarse durante la vida de la empresa y después de la terminación del empleo. Estos registros son necesarios para el cumplimiento de obligaciones laborales y pueden ser requeridos en caso de auditorías o disputas laborales.
• Correspondencia y comunicaciones: La correspondencia comercial, como cartas, correos electrónicos y comunicaciones escritas o electrónicas con clientes, proveedores, autoridades fiscales u otros socios comerciales, debe conservarse. Estos documentos pueden contener información relevante para futuras consultas o disputas y respaldar acuerdos o transacciones comerciales.

Concuerdo con el artículo de Soy contaen considerar el uso de sistemas de gestión electrónica y almacenamiento en la nube para mantener a salvo la información contable.

No olvides analizar tu caso particular y considerar lo que indican los artículos; 30, 28 y 67 del Código Fiscal de la Federación, sin olvidar poner atención a las Sociedades Mercantiles que deben conservar documentación especifica durante el tiempo que subsista la sociedad; esto, solo por mencionar algunos fundamentos.

¡Sé feliz! ¡Y procura tener salud fiscal!

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