Como contribuyente, uno de los temas que nos preguntamos regularmente cuando cerramos un ejercicio fiscal es sobre la conservación o destrucción de la documentación o información para liberar espacio en nuestros archivos virtuales o físicos, y para esto debes considerar lo que menciona el Código Fiscal de la Federación (CFF) comenzando por el artículo 30 que nos indica:

Las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla a disposición de las autoridades fiscales de conformidad con la fracción III del artículo 28 de este Código.

Dicho artículo también menciona a las personas que no están obligadas a llevar contabilidad y que deberá conservarse por un plazo de cinco años.

El artículo 28 del CFF en su fracción III menciona:

Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.

Y el mismo artículo en la Fracción I te indica qué información forma parte de nuestra contabilidad, por mencionar algunos:

• Libros, sistemas y registros contables.
• Papeles de trabajo.
• Estados de cuenta.
• Cuentas especiales.
• Libros y registros sociales.
• Control de inventarios y método de valuación.
• Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos.
• Los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros.
• Documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales…

Ahora bien, debemos considerar que el plazo de conservación de la contabilidad y documentación cuenta a partir de la fecha en que se presentaron o debieron haberse presentado la declaración del ejercicio. Así como también poner atención a la Sociedades Mercantiles que deben conservar documentación específica durante el tiempo que subsista la sociedad o contrato de que se trate.

Y no pasa por desapercibido lo que indica el artículo 67 del CFF que corrobora el plazo de cinco años y menciona que será de diez años cuando:

• El contribuyente no haya presentado su solicitud en el Registro Federal de Contribuyentes.
• No lleve contabilidad o no la conserve durante el plazo que establece este Código
• No presente alguna declaración del ejercicio, estando obligado a presentarlas.
• No se presente en la declaración del impuesto sobre la renta la información que respecto del impuesto al valor agregado o del impuesto especial sobre producción y servicios se solicite en dicha declaración.

CONCLUSIÓN

Antes de destruir tu contabilidad acércate a tu contador para que, de acuerdo con tu actividad, régimen y obligaciones fiscales, te asesore a partir de qué fecha dejan de tener efectos fiscales o si ya no podría ser solicitada por la autoridad.

¡Sé feliz! ¡Y procura tener salud fiscal!

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