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Qué contabilidad debe conservarse durante la vida de la empresa. Por Alejandro Rosales Garduño

Como contribuyentes, uno de los temas que nos preguntamos con regularidad cuando cerramos un ejercicio fiscal es sobre la conservación o destrucción de la documentación o información para liberar espacio en nuestros archivos virtuales o físicos.

De acuerdo con el blog Soy Conta, existen ciertos documentos y registros que una empresa debe conservar a lo largo de toda su vida. El artículo indica algunos:

  • Estados financieros: Los estados financieros, como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo, son registros fundamentales que reflejan la situación financiera, los resultados operativos y los flujos de efectivo de la empresa en un periodo determinado. Estos deben ser conservados para cada año fiscal y ser accesibles para posibles auditorías o revisiones contables.
  • Libro mayor: El libro mayor es el registro principal de todas las transacciones financieras de la empresa. Debe incluir los detalles de cada ingreso, gasto, activo y pasivo, con fechas y montos precisos. El libro mayor proporciona una visión completa de las transacciones y ayuda a mantener un seguimiento adecuado de las cuentas contables.
  • Facturas y recibos: Todas las facturas emitidas por la empresa, así como los recibos de compras y pagos, deben conservarse. Estos documentos respaldan las transacciones comerciales y sirven como evidencia de las operaciones realizadas. Además, son necesarios para el cálculo de impuestos y pueden ser requeridos por proveedores, clientes o autoridades fiscales.
  • Documentos de impuestos: Todos los registros relacionados con los impuestos deben conservarse a lo largo de la vida de la empresa. Esto incluye declaraciones de impuestos, comprobantes de pago, retenciones de impuestos y cualquier otra documentación relacionada con los impuestos federales, estatales o locales.
  • Contratos y acuerdos: Los contratos y acuerdos celebrados por la empresa, como contratos de arrendamiento, acuerdos de préstamos, contratos con proveedores o clientes, deben mantenerse durante toda la vida de la empresa. Estos documentos establecen los términos y condiciones de las relaciones comerciales y pueden ser requeridos en caso de disputas o reclamaciones legales.
  • Registros de nómina: Los registros de nómina, que incluyen información sobre los salarios, deducciones, beneficios y retenciones de impuestos de los empleados, deben conservarse durante la vida de la empresa y después de la terminación del empleo. Estos registros son necesarios para el cumplimiento de obligaciones laborales y pueden ser requeridos en caso de auditorías o disputas laborales.
  • Correspondencia y comunicaciones: La correspondencia comercial, como cartas, correos electrónicos y comunicaciones escritas o electrónicas con clientes, proveedores, autoridades fiscales u otros socios comerciales, debe conservarse. Estos documentos pueden contener información relevante para futuras consultas o disputas y respaldar acuerdos o transacciones comerciales.

Concuerdo con el artículo de Soy contaen considerar el uso de sistemas de gestión electrónica y almacenamiento en la nube para mantener a salvo la información contable.

No olvides analizar tu caso particular y considerar lo que indican los artículos; 30, 28 y 67 del Código Fiscal de la Federación, sin olvidar poner atención a las Sociedades Mercantiles que deben conservar documentación especifica durante el tiempo que subsista la sociedad; esto, solo por mencionar algunos fundamentos.

¡Sé feliz! ¡Y procura tener salud fiscal!

Correo: rosalesalejandro@hotmail.com

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